Wie we zijn
EcoFinn Energielabels & Advies (hierna: EcoFinn) maakt energielabels en verbeterrapporten voor woningen. EcoFinn is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
- Naam: EcoFinn Energielabels & Advies
- Adres: Electronenstraat 6, 3903 KJ Veenendaal
- KvK-nummer: 96524502
- E-mail: info@ecofinn.nl
- Website: ecofinn.nl en portaal.ecofinn.nl
Heeft u een vraag over uw gegevens? Mail naar info@ecofinn.nl.
Welke gegevens we verzamelen
We verwerken alleen gegevens die nodig zijn om uw energielabel te maken, te registreren en af te rekenen.
- Contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer van de aanvrager, en eventueel van de bewoner of degene die ons binnenlaat.
- Gegevens over de woning: adres, bouwjaar, oppervlakte en woningtype. Een deel halen we uit het openbare gebouwenregister (BAG).
- Documenten en foto’s die u, uw makelaar of wij uploaden, zoals facturen van isolatie, foto’s van typeplaatjes, bouwtekeningen en foto’s die we tijdens de opname maken.
- Afspraak- en dossiergegevens: de datum van de opname, berichten tussen u en ons, en de status van uw aanvraag.
- Factuur- en betaalgegevens: factuurbedrag, betaalstatus en betaalwijze. Uw bankgegevens zelf verwerkt Mollie; die zien wij alleen voor zover ze op een overboeking staan.
- Gegevens van makelaars en adviseurs met wie we samenwerken: naam, kantoor en e-mailadres van medewerkers die het partnerportaal gebruiken.
We vragen nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs of om bijzondere persoonsgegevens.
Waarvoor we uw gegevens gebruiken
We gebruiken uw gegevens alleen voor de doelen hieronder, elk met een wettelijke grondslag uit de AVG.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Uw aanvraag behandelen, de opname inplannen en uw energielabel of verbeterrapport maken | Uitvoering van de overeenkomst |
| Het energielabel registreren in de landelijke database EP-Online | Wettelijke verplichting |
| Uw dossier bewaren voor controle door de certificerende instelling | Wettelijke verplichting (beoordelingsrichtlijn BRL 9500-W) |
| Facturen maken, betalingen verwerken en onze administratie bijhouden | Uitvoering van de overeenkomst en fiscale bewaarplicht |
| U op de hoogte houden via mail en uw persoonlijke pagina | Uitvoering van de overeenkomst |
| Uw makelaar of adviseur de status laten volgen, als u hem bij uw aanvraag noemt of hij de aanvraag voor u doet | Gerechtvaardigd belang |
| Een partnervergoeding aan uw makelaar of adviseur berekenen | Gerechtvaardigd belang |
| Na afronding eenmalig vragen of u een review wilt geven | Gerechtvaardigd belang; u kunt dit altijd weigeren |
We nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden gemaakt, en we gebruiken uw gegevens niet voor reclame van anderen.
Met wie we gegevens delen
We verkopen uw gegevens nooit. We delen ze alleen met:
- EP-Online (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland): het energielabel en de gegevens van de woning, zoals de wet voorschrijft.
- De certificerende instelling (EP Registratie) die ons controleert: die mag dossiers inzien om de kwaliteit van energielabels te toetsen.
- Uw makelaar of adviseur, alleen als die de aanvraag voor u doet of als u hem bij uw aanvraag noemt. Die ziet het adres, de status en de afspraak. Uw documenten, berichten, factuur en contactgegevens ziet die niet, tenzij het kantoor de aanvraag zelf deed of de factuur betaalt.
- Leveranciers die ons helpen het portaal te laten werken. Met hen hebben we een verwerkersovereenkomst; zij mogen uw gegevens alleen gebruiken voor ons.
| Leverancier | Waarvoor | Waar de gegevens staan |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting van het portaal | Frankfurt (EU) |
| Neon | Database | Frankfurt (EU) |
| Vercel Blob | Opslag van documenten en foto’s | Frankfurt (EU) |
| Resend | Versturen van mails | Ierland (EU) |
| Mollie | Online betalen met iDEAL | Nederland (EU) |
| Microsoft 365 | Onze mailbox | Europese Unie |
| Dropbox | Back-up en dossierarchief | Verenigde Staten, met de waarborgen uit de verwerkersovereenkomst |
Sommige van deze leveranciers zijn Amerikaanse bedrijven. Als gegevens buiten de EU komen, gebeurt dat met de waarborgen die de AVG vereist. Dat geldt voor Dropbox, waar onze back-ups staan: daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie uit de verwerkersovereenkomst.
Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren uw gegevens niet langer dan nodig of wettelijk verplicht.
| Gegevens | Bewaartermijn | Waarom |
|---|---|---|
| Uw dossier: woninggegevens, documenten, foto’s en berekening | 15 jaar na afronding | Verplicht volgens de beoordelingsrichtlijn BRL 9500-W |
| Facturen en betaalgegevens | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht |
| Gegevens van een aanvraag die niet doorgaat | Zolang nodig om de aanvraag af te handelen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Toegang van een partnermedewerker | Tot het kantoor of wij de toegang stoppen | Gerechtvaardigd belang |
Na afloop van de termijn verwijderen we de gegevens. Ook in onze back-ups verdwijnen ze dan op termijn.
Beveiliging
We beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen.
- Uw persoonlijke pagina is alleen te openen met een persoonlijke link die na verloop van tijd vervalt.
- Medewerkers en partners loggen in met een eenmalige inloglink; al onze accounts zijn beveiligd met tweestapsverificatie.
- Een kantoor ziet nooit dossiers van andere kantoren of uw persoonlijke documenten en berichten.
- Alle verbindingen zijn versleuteld en er wordt elke nacht een back-up gemaakt.
Vermoedt u misbruik of een lek? Mail ons direct via info@ecofinn.nl.
Cookies
Het portaal gebruikt alleen functionele cookies van portaal.ecofinn.nl zelf: om ingelogd te blijven, om uw persoonlijke pagina te openen zonder steeds de link uit de mail te gebruiken, en om een verlopen link te vernieuwen. Er zitten geen cookies of diensten voor statistiek, advertenties of tracking in, ook niet in onze mails, en geen cookies van andere partijen. Daarom tonen we geen cookiemelding. Betaalt u met iDEAL, dan gaat u naar de betaalpagina van Mollie; daarvoor geldt het privacybeleid van Mollie.
Onze website ecofinn.nl draait op WordPress.com (Automattic). Daar houden we met Jetpack Stats bij hoeveel bezoekers de website heeft en welke pagina’s worden bekeken; dat gebruiken we alleen om de website te verbeteren, niet voor advertenties. Vult u het contactformulier in, dan controleert Akismet het bericht op spam. Op de website tonen we ook onze Google-reviews; die worden geladen van Trustindex en Google. Automattic, Trustindex en Google kunnen daarbij gegevens buiten de EU verwerken, met de waarborgen die de AVG vereist.
Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen. U kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking, de verwerking laten beperken of uw gegevens laten overdragen.
Mail uw verzoek naar info@ecofinn.nl. We reageren binnen een maand. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals uw dossier en uw facturen, kunnen we pas na afloop van de bewaartermijn verwijderen.
Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als het portaal verandert. De nieuwste versie staat altijd op ecofinn.nl. Deze versie is van 11-11-2026.